Отчеты

12.04.2018

Отчет о работе Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района»
за 2017 год

Деятельность Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района» (далее Архив) в отчетном году была направлена на практическую реализацию архивного законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность Архива, выполнение муниципального задания и достижения целевых показателей эффективности деятельности Архива.

Установленные муниципальным заданием показатели выполнены.

Правовое и организационное обеспечение работы архива.

В целях организационного и методического обеспечения работы в Архиве в 2017 году был издан приказ директора по основной деятельности «Об утверждении графиков на 2018г. представления номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив».
Заключено 100 договоров с физическими лицами на оказание платных услуг по исполнению запросов и 1 договор с юридическим лицом на оказание платных услуг по комплектованию, учету и хранению документов по личному составу ликвидированного предприятия.
Еженедельно в течении года на оперативных совещаниях у заместителя главы района, курирующего работу Архива, директор Архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую неделю. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения Архива.
По основным направлениям деятельности Архива по итогам 2017г. были достигнуты следующие показатели:

Обеспечение сохранности документов.

В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов. Два раза в неделю измерялись параметры воздуха (102 измерения). Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале. Температурно-влажностный режим в течение отчетного периода поддерживался кондиционированием воздуха в хранилищах, проветриванием помещений. Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю, санитарные дни – 1 раз в месяц.
Проведено микологическое исследование архивных документов и биоцидная обработка воздуха в хранилищах.
Отделом вневедомственной охраны 2 раза в отчетном периоде проводилось обследование здания Архива. По результатам обследования составлялись акты.
Проведены 2 учебные тревоги (практические тренировки) с работниками Архива по отработке действий персонала на случай пожара.
Организована работа по оцифровке архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края (дела сканировались полностью), в результате которой за отчетный год оцифровано 125 дел.
Продолжен ремонт документов на бумажной основе. Отремонтировано 32 дела. В основном вышеуказанным работам подверглись документы по личному составу, находившиеся в ветхом состоянии.
Все документы, принятые на хранение в 2017г. (1303 дела) закартонированы.
Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов в Архиве проведена проверка наличия и физического состояния документов в 34 фондах. В результате проверено 6235 дел. По результатам проверок составлены листы проверок и акты. Утраты документов не обнаружено.
В целях обеспечения сохранности документов при выдаче исследователям и возврате их в архивохранилище проведена полистная проверка документов, выданных в отчетном году. Проверено 46 дел. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Государственный учет документов.

Учет документов в Архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам. Организован учет новых поступлений документов. Составлено 24 акта приема-передачи. Все данные по новым поступлениям архивных документов внесены: в книгу поступления документов, в листы фондов, в реестр описей дел. В связи с поступлением в Архив 4 новых фондов дополнен список фондов и номерник фондов. Все данные внесены в ПК «Архивный фонд». На все принятые документы (1303 дела) проставлен архивный шифр.
Составлены итоговые записи в 3 экземплярах описей 18 организаций, сдавших документы в 2017 году. Сформированы дела фондов 3 ликвидированных организаций.
Для суммарного учета архивных фондов и архивных документов каждого хранилища составлены паспорта архивохранилищ - 13 паспортов.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования.

На 1 декабря 2017г. в списке организаций-источников комплектования Архива числится 33 организации. В рамках оказания практической и методической помощи организациям-источникам комплектования Архива, проведено 2 семинара с вновь назначенными ответственными за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования, на которых были затронуты вопросы организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов, составления описей дел и паспортизации ведомственных архивов.
Проводились индивидуальные консультации по составлению номенклатуры дел и по описанию документов. Рассмотрены номенклатуры 4 организаций, 2 номенклатуры из них согласованы Архивом, на 2 номенклатуры написаны заключения для рассмотрения и согласования их на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
Описаны документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2014г. 30 организаций. Проведена проверка правильности и полноты отбора документов на хранение, качества описания дел, включенных в представленные описи. В результате подготовлено 30 заключений на описи. Описи направлены на согласование и утверждение на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
В 2017 году во всех организациях-источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.
Приказ директора от 23.12.2016г. N 5 «Об утверждении графиков представления номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив» выполнен в полном объеме. По сдаче и описанию документов задолжников нет.
Организована и проведена паспортизация ведомственных архивов организаций – источников комплектования Архива по состоянию на 1 декабря 2017г. Проведен анализ итогов паспортизации.
Продолжена работа по ведению наблюдательных дел организаций-источников комплектования архива (33 дела). В карточки учета работы с этими организациями своевременно вносились сведения о подготовке и передаче документов в Архив.
Продолжена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. В течение 2017г. 3 ликвидированных организации сдали учредительные документы и документы по личному составу на муниципальное хранение – Закрытое акционерное общество «Чусовское предприятие «Уралдомнаремонт», Контрольно-ревизионная комиссия Чусовского городского поселения, Муниципальное унитарное предприятие «Россохи».
Всего в 2017г. на муниципальное хранение принято 1303 дела (из них: управленческой документации 502 дела, по личному составу 801 дело).
Все документы приняты в упорядоченном состоянии. Всего на хранении в Архиве находится 44703 дела.

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА.

В 2017 году проводилась активная работа по развитию системы НСА к документам Архива. Продолжена работа по вводу информации в ПК «Архивный фонд» на уровне заголовков дел. В основном вносились новые поступления документов. В базу данных за отчетный период внесено 2219 дел. На отчетную дату в БД всего внесено 44500 дел, что составляет 99,5% от общего количества дел, находящихся на хранении. Также проводилось внесение сведений на уровне фондов (внесено 4 фонда) и на уровне описей (8 описей). По внесенным фондам заполнены разделы «Аннотация» и «Историческая справка».
За отчетный период составлено 3 предисловия к описям и 30 дополнений к предисловию к описям.

Предоставление информационных услуг и использование документов.

В течение года проводилась большая работа по организации предоставления муниципальной услуги «Оказание информационных услуг на основе архивных документов». За отчетный период поступило и исполнено 2053 запроса, в том числе 1688 запросов социально-правового характера, 365 тематических.
В рамках соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю и Архивом продолжена работа по каналу защищенной электронной связи VipNet, в целях реализации Федерального закона от 28.12.2013г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях», Федерального закона от 22.10.2004г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2010г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. N 526. В 2017г. поступило и исполнено посредством защищенного канала 1302 запроса, что составляет 77,13 % от общего количества запросов социально-правового характера, поступивших за отчетный период. Показатель этот с каждым годом увеличивается.
Тематические запросы касались в основном подтверждения прав собственности на земельные участки и передачи жилищного фонда из муниципальной собственности в собственность граждан.
В рамках выполнения плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан, проведена выставка «Завод. Его люди». Цель выставки показать чусовлянам и гостям города как выглядели цеха Чусовского металлургического завода в те далекие времена, ознакомить с ассортиментом ранее  выпускаемой продукции, познакомить с рядовыми скромными чусовлянами, людьми «огненной» профессии, посвятившими заводу годы плодотворного труда, отдавшими свои знания, опыт, силы родному заводу. Для проведения выставки были использованы фотодокументы в количестве 18 ед.хр. Хронологические рамки использованных документов 1927-1987гг. Выставка проводились в помещении Архива в выставочной витрине в оригиналах, а также в электронном виде на сайте администрации Чусовского муниципального района. На выставку составлен тематико-экспозиционный план, подготовлены сведения об экспонировании выставки. В связи со 100-летним юбилеем Великой Октябрьской социалистической революции работниками Архива проведена исследовательская работа по документным материалам, находящимся на хранении в Архиве. На основании собранного материала подготовлена и опубликована в газете «Чусовской рабочий» статья «Путь к революции», целью которой являлось - познакомить пользователей архивной информации с чусовскими героями революционной эпохи, рассказать, как разворачивались революционные события в Чусовском районе. Для подготовки статьи были использованы документы и фотодокументы  личного фонда известного в нашем городе краеведа Куренных Александра Андреевича. Использовано 8 ед.хр.
В Архиве работало 8 исследователей. Для работы им было выдано 46 дел.
Штатная численность архива – 7 человек. Ежеквартально директором проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы.
Много времени уделялось самообразованию, изучению нормативно-методической литературы. В конце ноября 2017г. приняли участие в работе обучающего семинара, организованного Агентством по делам архивов Пермского края, по теме «Составление планово-отчетной документации».
Проблемы, возникающие в процессе работы Архива, решались в рабочем порядке.