Отчеты

Отчет о работе Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района» за 2016 год

Деятельность Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района» (далее Архив) в отчетном году была направлена на практическую реализацию архивного законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность Архива, выполнение муниципального задания и  достижения целевых показателей эффективности деятельности Архива. Установленные муниципальным заданием показатели выполнены.

Правовое и организационное обеспечение работы архива.

В целях организационного и методического обеспечения работы в Архиве  в 2016 году  были изданы  два  приказа директора по основной деятельности: 

- «Об утверждении  графиков на 2017г. представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив»;

- «Об оказании методической помощи в 2017г. организациям-источникам комплектования Архива».

Заключен один  Государственный контракт о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела между Управлением Судебного департамента в Пермском крае и Архивом.

Заключено  69 договоров с  физическими лицами на оказание платных услуг по исполнению имущественных запросов и 1 договор   с юридическим лицом на оказание платных услуг по комплектованию, учету и хранению документов по личному составу ликвидированного  предприятия.

Еженедельно в течение года на оперативных совещаниях у управляющего делами администрации директор Архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую неделю. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения Архива.

С 25.05.по 22.06.2016г. Управлением Министерства культуры Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу была проведена плановая выездная проверка. По результатам проверки составлен акт. Нарушений обязательных требований законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов к обеспечению хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов не выявлено.

По основным направлениям деятельности Архива по итогам 2016г. были достигнуты следующие показатели:

Обеспечение сохранности документов.

В 2016 году проведен ремонт помещений на первом  этаже здания Архива общей площадью 260,3 кв.м., в том числе отремонтированы 6 архивохранилищ.

В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.  Два раза в неделю измерялись параметры воздуха (101 измерение). Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале.  Температурно-влажностный режим в течение отчетного периода поддерживался кондиционированием воздуха в хранилищах, проветриванием помещений.  Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю,  санитарные дни – 1 раз в месяц.

Проведено микологическое исследование архивных документов и биоцидная обработка воздуха в хранилищах.

Благодаря вышеуказанным мероприятиям   показатель «доля документов Архива, находящихся в нормативных условиях» в течение отчетного года   увеличился на 0,84 %  и составляет 79,41%, по сравнению с 2015г. - 78,57%. Показатель этот ежегодно  увеличивается.

Отделом вневедомственной охраны 2  раза в отчетном периоде проводилось обследование здания Архива. По результатам обследования составлялись  акты.  

Проведены 2  учебные  тревоги (практические тренировки) с работниками Архива по отработке действий персонала на случай пожара. 

Организована работа по оцифровке архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края (дела сканировались полностью),  в результате которой сканировано 44 дела: 28 дел Комитета по земельным ресурсам и землеустройству, 16 дел Центра занятости населения города Чусового.

Продолжена реставрационно-восстановительная работа.  Работниками Архива отреставрировано 650 листов в 11 делах. В основном  вышеуказанным работам подверглись  документы по личному составу, находившиеся в ветхом состоянии.  

Все документы, принятые на хранение в 2016г.  (473 дела)  закартонированы.

Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов в Архиве проведена  проверка  наличия и физического состояния документов в 25 фондах. В результате проверено  4859 дел. По результатам проверок составлены листы проверок и акты. Утраты документов не обнаружено.

В целях обеспечения сохранности документов при выдаче исследователям и возврате их в архивохранилище проведена полистная проверка  документов, выданных в отчетном году. Проверено 13 дел. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Государственный учет документов.

Учет документов в Архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам.  Организован учет  новых поступлений документов. Составлено 19 актов приема-передачи. Все данные по новым поступлениям архивных документов  внесены:  в книгу поступления документов,  в листы фондов, в реестр описей дел. В связи с поступлением в Архив нового  фонда дополнен список фондов и номерник фондов. Все данные внесены в ПК «Архивный фонд». На все принятые документы (473 дела) проставлен архивный шифр.  

Составлены итоговые записи в  3 экземплярах описей 19 организаций, сдавших документы в 2016 году. Сформировано дело фонда 1 ликвидированной  организации.

Для суммарного учета архивных фондов и архивных документов каждого хранилища составлены паспорта архивохранилищ - 11 паспортов.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования.

На конец отчетного года в списке организаций-источников комплектования Архива числится 34 организации.  В рамках оказания практической и методической помощи организациям-источникам комплектования Архива,  проведен семинар  с  ответственными  за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования,  на которых   были затронуты вопросы организации делопроизводства в учреждении и обеспечения сохранности документов, составления описей дел  и паспортизации ведомственных архивов. На семинаре у ответственных за архив  были  проверены знания архивного законодательства и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015г. N 526.  Проверка проводилась в форме  тестирования.

Оказана выездная методическая  помощь  5 организациям муниципальной формы собственности, являющимися источниками комплектования  архива. По результатам  составлены справки с рекомендациями об устранении замечаний, выявленных в процессе оказания методической помощи.

Проводились индивидуальные консультации по составлению  номенклатуры  дел и по описанию документов.  Рассмотрены номенклатуры 17 организаций, 8  номенклатур из них согласованы Архивом,  на 9 номенклатур написаны заключения для рассмотрения и согласования их на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.

Описаны документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2013г. 32 организаций. Проведена проверка правильности и полноты отбора документов на хранение, качества описания дел, включенных в представленные описи. В результате подготовлено 32 заключения на описи.  Описи  направлены на согласование и утверждение на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.

В 2016 году во всех организациях-источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.

Приказ директора от 24.12.2015г.  N  9 «Об утверждении графиков представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив» выполнен не в полном объеме.  По сдаче документов задолжников нет. По описанию документов задолжником является МКУ «Управление капитального строительства Чусовского муниципального района» (далее Управление). В связи с этим, в Управление направлено  письмо об устранении задолженности по описанию документов.   В настоящее время ведется работа по описанию этих документов. Описи будут представлены Управлением на рассмотрение в I квартале 2017г.

Организована и проведена паспортизация ведомственных архивов источников-комплектования по состоянию на 1 декабря 2016г. Проведен анализ итогов паспортизации.

Продолжена работа по ведению наблюдательных дел организаций- источников комплектования архива (34 дела). В карточки учета работы с этими организациями своевременно вносились сведения о подготовке и передаче документов в Архив.

Продолжена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу  ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. В течение 2016г. 1 ликвидированная организация сдала документы по личному составу на муниципальное хранение – Общество с ограниченной ответственностью «КРУГ»,  которой была  оказана  методическая помощь в обработке документов и составлению описи дел.            

Всего в  2016г. на муниципальное хранение принято 473 дела  (из них: управленческой документации 459 дел, по личному составу 14 дел).

Все документы приняты в упорядоченном состоянии. Всего на хранении  в Архиве находится 43400 дел.

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА.

В  2016 году проводилась активная работа по развитию системы НСА  к документам Архива. Продолжена работа по вводу информации в ПК «Архивный фонд» на уровне заголовков дел. В основном вносились новые поступления документов. В базу данных за отчетный период  внесено 1715  дел. На отчетную дату в БД внесено 42281 дело, что составляет 97,42 % от общего количества дел, находящихся на хранении. Также проводилось внесение сведений на уровне фондов (внесен 1 фонд) и на уровне описей (1 опись). По  внесенному фонду  заполнены разделы «Аннотация» и «Историческая справка».

Продолжена работа по  заполнению БД «Учет местонахождения документов по личному составу».

За отчетный период составлено 5  предисловий к описям и 27  дополнений к предисловиям к описям.

Предоставление информационных услуг  и использование документов.

В течение года проводилась большая работа по организации предоставления муниципальной услуги «Оказание информационных услуг на основе архивных документов». За отчетный период поступило и исполнено  2171 запрос, в том числе 1962 социально-правовых запросов, 209 запросов имущественного характера.      В рамках соглашения об информационном взаимодействии между Отделением  Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю и Архивом продолжена работа по каналу защищенной электронной связи  VipNet, в целях реализации Федерального закона от 28.12.2013г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях», Федерального закона от 22.10.2004г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2010г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. N 526. В 2016г. поступило и исполнено посредством защищенного канала 1358 запросов, что составляет 69,43 % от общего количества запросов социально-правового характера, поступивших за отчетный период. Показатель этот с каждым годом увеличивается.

Имущественные запросы касались в основном подтверждения прав собственности на земельные участки и передачи жилищного фонда из муниципальной собственности в собственность граждан.   

В рамках выполнения Плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан,  проведено 2 выставки «Культурный Чусовой» и «Будни и досуг юных чусовлян».  Для проведения выставок были использованы фотодокументы в количестве 39 ед.хр. Хронологические рамки использованных документов 1963-2008гг. Выставки проводились в помещении Архива в выставочной витрине в оригиналах, а также  в электронном виде на сайте администрации Чусовского муниципального района. На каждую выставку составлен тематико-экспозиционный план, подготовлены сведения об экспонировании выставок.

В Архиве работал 1 исследователь.    Для работы ему  было выдано  13 дел. Организована и проведена 1 экскурсия по Архиву для учащихся.

Штатная численность архива – 7 человек.   Ежеквартально директором  проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы.

В 2016г. два сотрудника Архива в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» прошли обучение по программе повышения квалификации «Менеджмент в архивном деле» в объеме 72 часов. По окончании учебы сотрудникам Архива выданы удостоверения о повышении квалификации установленного образца.  Много времени уделялось самообразованию, изучению нормативно-методической литературы.   

Проблемы, возникающие в процессе работы Архива,  решались  в рабочем порядке.