Ликвидированным организациям

Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на хранение в МБУ "Архив Чусовского района".
Прием документов по личному составу от организаций муниципальной формы собственности, не являющиеся источниками комплектования, при ликвидации передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 лет. Прием документов  осуществляется на безвозмездной основе.
От организаций негосударственной и немуниципальной  формы собственности при ликвидации, передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 лет. Прием документов осуществляется на основе договора.

Передаче на хранение подлежат:

  1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
  2. Личные карточки уволившихся (Ф Т-2).
  3. Личные дела уволившихся.
  4. Лицевые счета или ведомости по заработной плате.
  5. Невостребованные трудовые книжки (если имеются).
  6. Акты о несчастных случаях (если имеются).
  7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (если имеются).

Сопроводительные документы при сдаче в архив:

  1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации, или документ о создании, устав или положение, документ о ликвидации).
  2. Заявление о приеме документов в архив.
  3. Историческая справка.
  4. Опись дел по личному составу.

Порядок формирования дел в организации

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • группировать в дело документы одного календарного года;
  • внутри дела документы должны быть расположены в хронологическом порядке;
  • дело не должно превышать более 250 листов;
  • личные карточки уволенных и лицевые счета должны располагаться  в алфавитном порядке.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Документы по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел включает в себя:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов;
  • составление листа-заверителя;
  • оформление обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в скоросшиватель с учетом возможности свободного чтения текста.     Металлические скрепления  документов удаляются. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела. Все листы дела, кроме листа-заверителя нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. Лист-заверитель оформляется по установленной форме и подписывается его составителем. Обложка дела также заполняется по установленной форме.

Составление и оформление описи

Опись дел составляется по установленной форме. Заголовки дел в описи систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

  • приказы  (распоряжения) по личному составу;
  • личные карточки уволенных сотрудников;
  • личные дела уволенных;
  • лицевые счета  или ведомости по заработной плате.

Составление исторической справки

Историческая справка - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя. Она включает в себя:

  • характеристику исторических условий возникновения организации;
  • название организации - предшественника;
  • хонологическую последовательность всех реорганизаций;
  • задачи и функции и их изменения;
  • масштаб деятельности, состав системы подведомственных организаций;
  • изменения в названии и подчиненности организации;
  • структуру организации и ее изменения.

Историческая справка подписывается руководителем организации.
 
Порядок передачи дел в архив

После того, как документы готовы к передаче,  необходимо согласовать с работником архива дату и время передачи, условия передачи. В период передачи работник архива проверяет правильность формирования дел, оформления дел, описания дел. Все выявленные недостатки организация обязана устранить. После устранения недостатков документы принимаются в архив в коробках, изготовленных в типографии.  На принятые дела архивом выдается акт приема-передачи.